AI som förbereder – människor som beslutar
AI i Flow är ett verktyg i arbetsflödet, inte en autopilot. Den sammanfattar, föreslår och svarar på frågor om företagets egna uppgifter. Den skickar aldrig något till kunder och ändrar aldrig något på egen hand.
Fem steg från fråga till beslut
- Människa · 1
Du ber om hjälp
AI körs bara när en användare trycker på en AI-knapp eller frågar assistenten.
- AI · 2
AI förbereder
Bara det underlag funktionen behöver skickas – med användarens egna behörigheter.
- AI · 3
Förslaget visas
Märkt Förslag från AI – inget är ändrat. Förslag kan också samlas i Att granska.
- Människa · 4
Du granskar
Ändra, komplettera eller avvisa. Ett inaktuellt förslag kan inte godkännas.
- Människa · 5
Du beslutar
Först nu skapas ett utkast – i ditt namn – som följer de vanliga reglerna.
Vad AI kan göra i Flow
| Funktion | Var | Resultat | Status |
|---|---|---|---|
| Sammanfatta ärendet | Ärende | En sammanfattning av vad ärendet gäller, öppna frågor och nästa steg. Kan sparas som anteckning. | Byggd – extern verifiering återstår |
| Föreslå svar till kunden | Ärende | Ett svarsutkast som du kopierar, ändrar och skickar själv. Interna anteckningar skickas aldrig med. | Byggd – extern verifiering återstår |
| Föreslå offertrader | Ärende | Offertrader utifrån ärendet och artikelregistret. Blir ett vanligt offertutkast först när du godkänner. | Byggd – extern verifiering återstår |
| Föreslå fakturaunderlag | Order och arbetsorder | Fakturarader utifrån utfört arbete. Öppnas i fakturaunderlaget där du granskar. | Byggd – extern verifiering återstår |
| Flow-assistenten | Assistent | Svar på frågor om företagets uppgifter, och hjälp med prioriteringar, flaskhalsar och risker. Kan inte ändra något. | Byggd – extern verifiering återstår |
| Tolka kvitto | Inköp | En avskrift av ett kvitto till förslag på inköpsrader, granskad mot originalet och godkänd i ett separat steg. | Byggd – avstängd tills vidare |
Det AI aldrig gör
- Skickar e-post eller dokument till kunder
- Godkänner fakturor, inköp eller betalningar
- Fattar bokföringsbeslut
- Skapar, ändrar eller raderar uppgifter på egen hand
- Körs automatiskt när ett mejl kommer in eller ett ärende skapas
- Ser uppgifter som användaren själv inte får se
Gränserna är inbyggda i systemet, inte bara beskrivna i en policy. Assistenten använder samma behörigheter som användaren och har bara verktyg för att läsa och förbereda.
Kontrollera alltid AI:s förslag. AI kan ha fel, och ansvaret för det som skickas och bokförs ligger hos människan.
AI-budget som går att lita på
I månadsavgiften ingår AI-användning upp till en begränsad budget per företag och kalendermånad. Budgeten räknas efter AI-leverantörens faktiska kostnad. AI är inte obegränsat.
- Varje körning reserveras innan den startar och avräknas efteråt
- När budgeten är slut stoppas AI till nästa månad – allt annat fungerar som vanligt
- Sidan AI visar hur mycket av månadens budget som har använts
- Okänd eller misslyckad användning debiteras inte företaget
Extra AI-budget som tillägg är förberett men erbjuds inte förrän en godkänd prislista och villkor finns.
Vad som skickas – och vad som sparas
- Leverantör
- OpenAI (avtalspart OpenAI Ireland Ltd). Behandling sker i USA med stöd av EU–US Data Privacy Framework eller standardavtalsklausuler.
- Vad som skickas
- Bara det underlag funktionen behöver, till exempel ärendets uppgifter och kundens namn. Aldrig lösenord, nycklar eller andra företags uppgifter.
- Vad som sparas i Flow
- Förslaget eller svaret – inte underlaget. Förslag sparas i 90 dagar, konversationer med assistenten i 90 dagar efter senaste meddelandet.
- Hos leverantören
- Flow begär att förfrågan inte lagras och använder inte leverantörens cache. Leverantören kan spara loggar för missbruksövervakning enligt sina villkor.
En händelse, ett villkor, en åtgärd
När
- Ett ärende skapas
- En offert skickas
- En offert godkänns
- En offert avböjs
- En arbetsorder slutförs
- En faktura förfaller obetald
Gör
- Avisera i Flow – till ansvarig eller till alla med en viss roll
- Påminnelse efter ett antal dagar
- Förbered ett mejl till kunden – som utkast, skickas aldrig automatiskt
Valfria villkor: prioritet eller kategori för ärenden, belopp för offerter och obetalt belopp för förfallna fakturor. Exempel: ”När en offert godkänns, meddela ägarna” eller ”När en faktura är förfallen sedan sju dagar, påminn den ansvarige internt”.
