Följ ett uppdrag genom hela Flow
Från första mejlet till bokföringsunderlaget – samma kund, samma rader och samma historik i varje steg. Exemplet är påhittat, skärmbilderna är från den riktiga produkten.
- 1KundRegistreras en gång
- 2ÄrendeFörfrågan eller felAI kan sammanfatta och föreslå svar
- 3OffertGodkänns digitaltAI kan föreslå offertraderKunden godkänner via länk
- 4OrderBekräftat uppdrag
- 5ArbetsorderUtförs i mobilenKunden kvitterar
- 6FakturaNummer vid finaliseringAI kan föreslå fakturaunderlagEn person finaliserar
- 7BetalningDelbetalningar stöds
- 8BokföringsunderlagSIE-export
Ordningen är inte tvingande. En order kan skapas utan offert, en faktura utan arbetsorder och ett ärende kan leda direkt till en order. Kunden, raderna och historiken följer med i varje steg.
- 1Kontor
En förfrågan kommer in
En kund mejlar om ett fel i fastighetens ventilation. Mejlet hamnar i företagets inkorg i Flow, och Flow föreslår kund utifrån avsändaren.
- Koppla mejlet till kunden
- Skapa ett ärende med prioritet och ansvarig
- Kundens arbetsplats och utrustning finns redan på kundkortet
AI-stöd: AI kan sammanfatta ärendet och föreslå ett svar som handläggaren granskar.
Om funktionen
- 2Kontor
Offert med rader från artikelregistret
Från ärendet skapas en offert. Kunden och arbetsplatsen följer med, raderna hämtas från artikelregistret och moms räknas ut.
- Förhandsgranska PDF:en
- Skicka från företagets egen e-post
- Skapa länk för godkännande
AI-stöd: AI kan föreslå offertrader utifrån ärendet och artikelregistret.
Om funktionen
- 3Kunden
Kunden godkänner digitalt
Kunden öppnar länken, ser offerten och godkänner med sitt namn. Beslutet sparas oföränderligt och offerten blir Accepterad.
- Godkänn eller avböj, med valfri orsak
- Länken gäller till offertens giltighetsdag
- En regel kan avisera ägarna när en offert godkänns
Människan beslutar: Kunden fattar beslutet själv via sin personliga länk.
Om funktionen
- 4Kontor
Order och planering
Den accepterade offerten blir en order med samma rader. Kontoret skapar en arbetsorder, tilldelar en tekniker och lägger in den i planeringen.
- Datum, starttid och längd
- Varning vid dubbelbokning eller frånvaro
- Material att ta med och checklista
- 5Tekniker
Arbetet utförs – i mobilen
Teknikern ser jobbet under Mina arbetsordrar, öppnar vägbeskrivningen och startar arbetet. Tid, material, bilder och avvikelser registreras på plats.
- Obligatoriska punkter i checklistan måste vara klara
- Tilläggsarbete markeras så att kontoret kan fakturera det
- Kunden kvitterar med namn och signatur
Människan beslutar: Kunden kvitterar utfört arbete på plats.
Om funktionen
- 6Kontor
Faktura från utfört arbete
När arbetsordern slutförs skapas arbetsrapporten som PDF, och arbetet syns som redo att fakturera. Flow föreslår fakturarader från tid och material.
- Granska och justera utkastet
- Finalisera: fakturan får nästa nummer och låses
- Skicka med e-post eller som PDF
AI-stöd: AI kan föreslå fakturaunderlag från ordern eller arbetsordern.
Människan beslutar: En person med rätt behörighet finaliserar fakturan.
Om funktionen
- 7Kontor / ekonomi
Betalning och påminnelse
Betalningen registreras när den kommer in; delbetalningar stöds. Förfallna fakturor visas med vad kunden har kvar att betala, och en påminnelse kan skapas och skickas.
- Flow kontrollerar beloppet igen precis innan en påminnelse skickas
- ROT/RUT: Skatteverkets del följs upp separat
- Felaktiga betalningar makuleras, raderas aldrig
Människan beslutar: Påminnelser skickas bara när en person trycker på knappen.
Om funktionen
- 8Ekonomiansvarig
Bokföringsunderlag till ekonomisystemet
Fakturor, betalningar och godkända leverantörsfakturor har blivit verifikationer. Ekonomiansvarig förhandsgranskar och laddar ner en SIE-fil som läses in i ekonomisystemet.
- Varje verifikation exporteras en gång
- Rättelser görs med återföring – beloppen ändras aldrig
- Bokslut och moms görs i ekonomisystemet
Skärmbilderna är tagna i WiseTec Flow V1.1 med påhittade företag, personer och belopp.
Vem gör vad under dagen?
Ägare
Följer Översikten och Rapporter, styr användare och roller, godkänner leverantörsfakturor och ser säkerhetshändelser.
Kontor
Hanterar inkorg, ärenden, offerter, ordrar, planering, fakturor och betalningar – hela flödet.
Tekniker
Arbetar i mobilen med sina tilldelade arbetsordrar. Ser aldrig priser eller ekonomi.
Revisor / ekonomi
Granskar fakturor, betalningar och inköp, och exporterar bokföringsunderlaget med en anpassad roll.
Det du inte ser – men kan lita på
- Ögonblicksbilder
- Finaliserade dokument sparar kunduppgifter och priser. Ändrade kunduppgifter påverkar aldrig gamla fakturor.
- Obruten nummerserie
- Fakturanummer tilldelas i en transaktion vid finalisering, aldrig till utkast.
- Ingen dubbelregistrering
- Om ett formulär skickas två gånger, till exempel vid dålig uppkoppling, sparas uppgiften bara en gång.
- Historik
- Arbetsordrar, fakturor och inköp har historik över vem som gjorde vad och när.
- Behörighet i databasen
- Varje läsning och ändring kontrolleras mot användarens roll i databasen – inte bara i menyn.
- Exakta belopp
- Belopp räknas med heltal, och moms avrundas per momssats enligt samma regler i hela systemet.