Hoppa till innehållet
WiseTec
FlowFunktionerMeny för Flow
Funktionsområde 3 av 13

Ärenden och e-post

Ett ärende samlar en kunds förfrågan – från första mejlet till löst problem. Med en kopplad brevlåda hos Google eller Microsoft 365 hamnar inkommande e-post i Flow och kan knytas till kund och ärende.

Ärendelistan med status, prioritet och ansvarig.
Ett ärende med beskrivning, anteckningar, historik och åtgärder.
  1. 1Status och prioritetNy, Pågår, Väntar på kund, Väntar internt, Löst, Stängd.
  2. 2UtrustningÄrendet är kopplat till kundens anläggning och enhet.
  3. 3Kopplade dokumentOfferter, ordrar och arbetsordrar från ärendet.
Inkorgen med inkommande mejl som kan kopplas till kund och ärende.

Skärmbilderna är tagna i WiseTec Flow V1.1 med påhittade företag, personer och belopp.

Byggd och testad

Ärenden

Förfrågningar och fel med prioritet (Låg, Normal, Hög, Akut), ansvarig, kategori och status: Ny, Pågår, Väntar på kund, Väntar internt, Löst, Stängd.

Problemet den löser
Förfrågningar tappas bort i mejl och telefonsamtal, och ingen vet vem som äger dem.
Nyttan
Varje förfrågan har en ägare och en status, och den som tar över ser allt som hänt.

Så används den

  1. 1Skapa ärendet manuellt eller från ett mejl i inkorgen.
  2. 2Lägg till interna anteckningar och historik; interna anteckningar syns aldrig för kunden.
  3. 3Från ärendet skapar du offert, order eller arbetsorder.

Så samverkar den med resten av Flow

Ärendet är startpunkten i flödet och följer med till offert, order och arbetsorder.

Byggd – extern verifiering återstår

Bilagor

Filer på ärenden och från e-post, bakom en säkerhetsspärr för filer.

Problemet den löser
Okontrollerade bilagor är en vanlig väg för skadlig kod.
Nyttan
Skydd mot att skadliga filer sprids i företaget.

Så används den

  1. 1Filer kontrolleras innan de används. En fil som inte är kontrollerad visas med varning och kan inte öppnas.

Så samverkar den med resten av Flow

Bilagor från e-post kan flyttas till inköpsinkorgen.

Begränsningar och villkor

  • Virusskanning i produktion är inte driftsatt ännu. Tills den är det kan ärende- och e-postbilagor inte öppnas i produktion.
Byggd – extern verifiering återstår

E-postinkorg (Gmail/Google Workspace och Microsoft 365)

En av företagets brevlådor kopplas till Flow. Inkommande mejl visas i Inkorg och kan kopplas till kund och ärende.

Problemet den löser
Kundkommunikationen ligger i personliga inkorgar och syns inte i affären.
Nyttan
Hela kunddialogen finns i ärendet, och dokument går från företagets egen adress.

Så används den

  1. 1Ägaren eller en administratör kopplar brevlådan och trycker Testa anslutningen; kopplingen aktiveras först när testet gått igenom.
  2. 2Varje mejl granskas: koppla till kund och ärende, Ignorera eller Markera som skräp. Avsändare som inte kunde verifieras markeras.
  3. 3Svar och nya mejl skickas från företagets egen adress, och du ser hela mejlet innan det skickas.

Så samverkar den med resten av Flow

Offerter, fakturor och påminnelser skickas med e-post från samma brevlåda.

Begränsningar och villkor

  • Kopplingen kräver att Google respektive Microsoft har verifierat Flow som app för produktion. Den verifieringen pågår.
  • Ingen AI läser inkommande mejl automatiskt; matchning mot kunder sker med fasta regler.
Byggd och testad

Att granska

En gemensam kö för förberedda utkast som väntar på ett mänskligt beslut: nya mejl, svarsförslag och offertutkast.

Problemet den löser
Förslag som ingen tittar på blir antingen bortglömda eller används utan kontroll.
Nyttan
Människan beslutar, och det syns vem som godkände vad.

Så används den

  1. 1Öppna förslaget, ändra vid behov, godkänn och skapa utkast – eller avvisa.
  2. 2Ett förslag som blivit inaktuellt kan inte godkännas.

Så samverkar den med resten av Flow

Samlar förslag från inkorgen och AI-funktionerna.

Nästa steg